DESAIN ORGANISASI SEBAGAI MODAL AWAL PERENCANAAN STRATEGIS

Efektifitas individu, kelompok dan organisasi selain dipengaruhi oleh perilaku dan proses organisasi juga dipengaruhi oleh struktur organisasi. Bagi sebuah organisasi hal terpenting agar organisasi dapat mencapai tujuannya yaitu organisasi harus memiliki desain atau struktur organisasi yang menunjang perencanaan strategis.Namun demikian banyak organisasi yang kurang mampu mendesain struktur sesuai tujuan perencanaan strategis organisasi. Keadaan tersebut menyebabkan organisasi gagal mencapai visi dan misinya.

Salah satu peran utama seorang eksekutif dan manajer adalah merencanakan dan mengeksekusi strategi organisasi, termasuk menyusun desain organisasi. Strategi penyusunan desain organisasi hendaknya disesuaikan dengan bidang organisasinya masing-masing. Contoh, organisasi sekolah yang visinya menjadi sekolah unggul dalam mutu dan prestasi, maka desain organisasinya harus disesuaikan dengan visi dan misi tersebut.

Adanya hubungan antara perencanaan strategis dan desain organisasi sangat penting. Kelemahan yang sangat dirasakan selama ini yaitu kurangnya pemahaman para eksekutif dan manajer untuk menyadari hal tersebut. Oleh sebab itu, perlu dipelajari lebih mendalam mengenai bagaimana mendesain organisasi agar bisa selaras dengan perencanaan strategi organisasi secara menyeluruh.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka makalah ini akan fokus membahas 3 hal pokok yaitu : (1) apa yang dimaksud dengan struktur dan desain organisasi, (2) bagaimana mendesain organisasi, dan (3) bagaimana hubungan antara desain organisasi dengan perencanaan strategis organisasi?

Struktur dan Desain Organisasi

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal sebuah organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan perwujudan pola hubungan yang tetap antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi  maupun orang-orang yang memiliki kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda dalam satu organisasi. Secara singkat dapat dikatakan bahwa struktur organisasi adalah wujud nyata kerangka kerja organisasi. Adapun faktor-faktor utama yang menentukan struktur organisasi adalah:

1)    Strategi organisasi untuk mencapai tujuan

2)    Teknologi yang digunakan

3)    Anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi

4)    Ukuran organisasi.

Desain organisasi dinyatakan sebagai proses pembuatan keputusan yang dilakukan oleh manajer untuk memilih struktur organisasi yang sesuai dengan strategi organisasi dan lingkungan tempat anggota organisasi melaksanakan strategi tersebut. Dengan kata lain manajer mengalokasikan keseluruhan sumber daya organisasi sesuai dengan rencana yang telah dibuat berdasarkan kerangka kerja organisasi. Dalam pengembangan desain organisasi ada dua hal yang penting, pertama adanyaperubahan strategi dan lingkungan (structure follow strategy) yang berlangsung seiring dengan berjalannya waktu.  Dengan kata lain, desain organisasi merupakan proses yang berkelanjutan. Kedua, perubahan dalam struktur organisasi sebagai akibat struktur yang ada kurang tepat sehingga disusun ulang. Manajer hendaknya memandang desain organisasi sebagai pemecahan masalah dan mengikuti tujuan organisasi dengan gaya situasional atau kontingensi,yaitu struktur yang ada didesain untuk menyesuaikan pada organisasi atau sub unitnya yang unik.

Berdasarkan uraian di atas struktur organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan sumber daya organisasi terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikoordinasikan dan dikomunikasikan.

• Bagaimana Mendesain Organisasi

Desain organisasi akan ideal jika dapat menjawab tantangan bisnis dari organisasi tersebut. Artinya, sebelum manajer dan tim membuat desain organisasi harus mengerti betul mengenai core bisnis organisasi. Core bisnis merupakan bisnis inti atau utama yang dijalankan oleh perusahaan. Misalnya ASTRA khusus memproduksi mobil; GoodYear memproduksi dan ban; dan Bata memproduksi, alas kaki; PT PUSRI memproduksi pupuk, walaupun perusahaan-perusahaan tersebut dapat melakukan investasi di bidang lain atau bisnis sampingan (side business).

Desain Organisasi yang Biasa Digunakan

1)    Struktur Sederhana (simple structure)

Departementalisasi sederhana, rentang kendali yang luas, wewenang yang dipusatkan dalam tangan satu orang dan formalisasi kecil.

2)    Birokrasi (bureaucracy)

Tugas-tugas operasi yang sangat rutin spesialisasinya tinggi, aturan dan pengaturan yang sangat formal, pengelompokan fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.

3)    Struktur Matriks (matrix structure)

Adalah Struktur yang menciptakan lini rangkap dari wewenang, menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk.

Pilihan Desain Organisasi
1.   Struktur Tim (team structure)

Tim sebagai piranti pusat untuk mengkoordinasikan kegiatan kerja.

2. Organisasi Virtual (virtual)

Organisasi inti yang kecil yang menggunakan sumber luar untuk fungsi-fungsi bisnis utama.

3. Organisasi Tanpa Tapal Batas (boundaryless)

Mengusahakan penghapusan rantai komando mempunyai rentang kendali yang tidak terbatas dan menggantikan departemen dengan tim yang diberi kuasa.

4. Organisasi Feminin

Bercirikan perlakuan terhadap individu, non opportunisme, karier yang didefinisikan lewat  layanan  kepada  orang  lain,  komitmen  kepada  perkembangan  karyawan, penciptaan suatu komunitas yang peduli dan berbagai kekuasaan. Karakteristik organisasi feminin:

1. Anggota dihargai sebagai manusia individual. Orang-orang diperlakukan sebagai individu dengan nilai dan kebutuhan individual, bukannya sebagai penghuni peran atau kantor.
2. Non opportunistic. Hubungan dipandang sebagai memiliki nilai di dalamnya tidak sekadar suatu alat yang formal untuk pencapaian tujuan organisasi.
3. Karier didefinisikan dalam bentuk layanan kepada orang lain. Sementara anggota organisasi dalam suatu birokrasi mendefmisikan sukses karier dalam bentuk promosi. Pemerolehan kekuasaan dan kenaikan gaji, anggota organisasi feminin mengukur sukses dalam bentuk layanan kepada orang lain.
4. Komitmen pada pertumbuhan karyawan. Organisasi feminin menciptakan pertumbuhan pribadi yang efektif bagi anggotanya daripada menekankan spesialisasi dan pengembangan keahlian yang sempit, organisasi ini malah mengembangkan keterampilan anggota dan memperluas kompetensi karyawan dengan menawarkan pengalaman belajar yang baru.
5. Penciptaan komunitas yang peduli. Anggota menjadi terikat secara akrab dalam suatu makna komunitas, sangat mirip situasi kota kecil di mana orang telah belajar untuk percaya dan peduli akan tetangganya.
6. Berbagai kekuasaan. Dalam birokrasi tradisional wewenang informasi dan pengambilan keputusan ditempatkan dan dialokasikan secara hierarki sedangkan dalam organisasi feminin, orang berbagi informasi secara darmawan. Semua anggota yang akan terkena oleh suatu keputusan diberi kesempatan untuk berperan serta dalam keputusan tersebut.

Konfigurasi Organisasi

Menurut Henry Mintzberg dalam menciptakan suatu desain organisasi yang efektif, maka mengemukan pendapatnya yang ditulis dalam sebuah buku Structure In Five : Designing Efective Organization. Buku ini menjelaskan bagaimana organisasi dibentuk dari beberapa elemen untuk menjadi suatu konfigurasi/struktur yang lebih efektif.

Terdapat dua argumentasi sebagai dasar simpulan yang menyatakan konfigurasi mendorong keefektifan organisasi yaitu :

1.  seleksi alamiah. Dalam hal ini lingkungan mendorong bentuk organisasi untuk melanjutkan kelangsungan hidupnya, agar terjadi efisien biaya dan dapat bersaing,   sebuah  organisasi   harus  dapat  menyesuaikan  diri  dengan  sifat struktural industrinya.
2. organisasi dapat didorong ke arah konfigurasi tertentun untuk mencapai konsistensi dalam karakteristik internal organisasi sehingga cocok dengan situasi mereka.

Kerangka kerja karya Henry Mintzberg dalam mengklasifikasikan konfigurasi bertumpu pada dua hal yaitu mekanisme koordinasi dan elemen dasar organisasi yang secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut. Mekanisme Koordinasi merupakan bagian fundamental ketika organisasi mengkoordinasi kegiatan organisasi, yang meliputi:

1. Mutual Adjustment, merupakan koordinasi  kerja dengan  proses komunikasi
   informal. Di sini kontrol kerja terletak pada pelakunya. Biasanya digunakan untuk
   organisasi yang sederhana, tapi juga digunakan pada organisasi yang sangat
   kompleks.
2. Direct     Supervisor,     merupakan     koordinasi     kerja     dimana     seseorang
   bertanggungjawab untuk keseluruhan pekerjaan yang  lain.  Dia memberikan
   instruksi dan mengawasi tindakan yang lainnya.
3. Standarisasi, yang dibedakan menjadi 3 bagian itu :

• Standarisasi pekerjaan, saat isi pekerjaan itu telah diprogram secara
  spesifik
• Standarisasi output, ketika hasil dari kerja secara spesifik telah
  diprogram: misalnya profit, penjualan dan sejenisnya
• Standarisasi keahlian ketika kinerja dari pekerjaan dan pelatihan
  secara spesifik telah ditentukan, misalnya lulusan psikologi, ekonomi S2,
  dsb.

Elemen dasar desain konfigurasi terdiri dari 5 bagian yang meliputi:

1.   The operating core

Yaitu para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dan jasa

2.    The Strategic Apex

Manajer tingkat puncak, yang diberi tanggung jawab keseluruhan untuk organisasi tersebut. Dia menjamin agar organisasi menjalankan misi perusahaan yang telah digariskan.

3.    The Middle Line

Para manajer yang menjadi penghubung operating core dengan strategic apex

4.    The Technostructure

Para analis yang mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan bentuk standarisasi tertentu dalam organisasi

5.    The Support Staff

Orang-orang yang mengisi unit staf, yang memberi jasa pendukung tidak langsung kepada organisasi.

Salah satu dari kelima bagian tersebut dapat mendominasi sebuah organisasi yang membuat terbentuknya lima desain konfigurasi. Masing-masing desain konfigurasi mempunyai kelebihan dan kekurangan yang unik. Konsisten dengan falsafah kontingensi, masing-masing adalah konfigurasi yang lebih disukai pada situasi tertentu. Kelima desain konfigurasi itu adalah (1) Simple Structure, (2) Machine Bureaucracy, (3) Profesional Bureaucracy, (4) Divisional Form, (5) Adhocracy.

(1)  Simple Structure.

Karakteristik Simple Structure : pada umumnya tidak mempunyai technostructure (kalaupun ada hanyalah sedikit), sedikit staf pendukung, pembagian kerja yang tidak kaku dan hirarki manajerial yang kecil. Penggunaan perencanaan, pelatihan, dan perantara juga sangatlah minimal.

(2)  Machine Bureacuracy.

Machine Bureacuracy mempunyai tugas operasi rutin yang sangat tinggi, peraturan yang sangat diformalisasi, tugas yang dikelompokkan ke dalam departemen fungsional, wewenang yang disentralisasi, pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando dan sebuah struktur adminsitrasi yang rumit dengan perbedaan yang tajam antara aktivitas lini dan staf.

Karakteristik utama dari Machine Bureacuracy adalah obsesinya terhadap kontrol dengan mencoba mengeliminasi semua kemungkinan ketidakpastian, sehingga operasi dapat berjalan dengan lancar tanpa gangguan.

(3)  Profesional Bureaucracy.

Ledakan ilmu pengetahuan khususnya di Negara Barat membuat Professional Bureaucracy makin digemari pada tahun 1980-an. Eksplorasi ilmu pengetahuan menciptakan kelas baru dari organisasi yang membutuhkan para profesional untuk menghasilkan produk dan jasa mereka. Hal ini telah menciptakan kebutuhan akan suatu disain organisasi yang menyandarkan diri pada spesialisasi yang didasarkan atas kepemilikan kemampuan individual dan bukan atas dasar pembagian kerja.

Professional Bureaucracy kemudian diciptakan untuk memberi kesempatan kepada organisasi mempekerjakan spesialis yang sangat terlatih sambil tetap memperoleh efisiensi dari standarisasi. Konfigurasi ini juga memberikan alternatif karena merupakan birokrasi yang menggabungkan standarisasi dengan desentralisasi.

(4)  Divisional Form.

Berbeda dengan konfigurasi lainnya, dalam Divisionalised Form tidak terdapat struktur yang lengkap dari strategic apex ke operating core, tapi lebih kepada sebuah struktur yang melapisi struktur yang lain. Konfigurasi Divisionalised Form berfokus pada hubungan struktural antara headquarters dan divisinya, yaitu antara strategic apex dan bagian manajer middle line.

(5)  Adhocracy.

Sejarah Adhocracy dapat ditelusuri mulai dari Perang Dunia II, dimana pada waktu itu angkatan bersenjata Amerika menciptakan tim ad hoc yang kemudian dibubarkan setelah misi telah mereka tuntaskan. Di sini terlihat tidak adanya jangka waktu yang pasti bagi keberadaan mereka, tim bisa saja bertahan selama jangka waktu sehari, sebulan, ataupun setahun.

Adhocracy dicirikan oleh diferensiasi horizontal yang tinggi, diferensiasi vertikal yang rendah karena tingkatan administrasi yang banyak akan membatasi kemampuan organsasi untuk melakukan penyesuaian. Kebutuhan akan pengawasan juga adalah minimal karena para professional telah menghayati perannya seperti yang diinginkan oleh manajemen.

Penyebab Perberbedaan Struktur Organisasi

Terdapat dua model desain struktur organisasi secara ekstrim yaitu :

1)    Desain Struktur Model Mekanistik.

Suatu struktur yang dicirikan oleh departementalisasi yang ekstensif, formalisassi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas ( kebanyakan komunikasi kea rah bawah) , dan pola/proses pengambilan keputusan bersifat sentralisasi dalam arti sedikit partisipasi dari anggota tingkat rendah dalam pengambilan keputusan desain struktur model ini ini sinonim dengan organisasi birokrasi.

2)    Desain Struktur Model Organik.

Suatu model struktur yang datar (flat), menggunakan tim silang hirarki dan silang fungsional (cross hierarchy and functional), formalisasi rendah, dan memiliki jaringan informasi yang menyeluruh (memanfaatkan komunikasi lateral dan keatas maupun ke bawah ), dan memerlukan tingkat partisipasi yang tinggi dari semua anggota organisassi dalam proses pengambilan keputusan (de-sentralisasi). Desain struktur model ini sinonim dengan organisassi tanpa tapal -batas.

Terdapat beberapa faktor sebagai penyebab yang mempengaruhi suatu struktur organisasi yaitu,

1)    Strategi (strategy). Strategi yang pilihannya yaitu (a) strategi inovasi , yang menekankan pada produk dan jasa yang baru, (b) Strategi minimasi biaya yang menekankan kontrol biaya yang ketat, penghindaran pengeluaran inovasi atau pemasaran yang tidak perlu dan penekanan harga, (c) Strategi imitasi yang berupaya untuk pindah ke produk yang baru atau pasar baru hanya setelah terbukti kelangsungan hidupnya.

2)    Ukuran Organisasi (size of organization). Salah satu ukuran besar atau kecil suatu organisasi diantaranya adalah jumlah karyawan, dan jumlah kekayaan/asset organisasi. Suatu organisasi besar lazimnya memperkerjakan jumlah karyawan yang besar, dan cenderung mempunyai lebih banyak spesialisasi, lebih banyak departementalisasi, lebih banyak tingkat vertical/hirarki, dan lebih banyak aturan dan pengaturan/lebih tinggi formalisasi disbanding organisasi kecil. Hal ini struktur cenderung ke organisasi birokrasi sehingga desain struktur mengarah ke model mekanistik, dan sebaliknya.

3)    Teknologi (technology).Factor teknologi mengacu kepada bagaimana suatu organisasi mentransfer masukan menjadi keluaran. Terdapat beberapa penelitian tentang hubungan antara teknologi dengan struktur organisasi, dan diantaranya tingkat kerutinan. Artinya teknologi cenderung kearah atau kegiatan rutin atau tidak rutin suatu.

Pekerjaan, seperti otomatisasi atau terbakukan suatu pekerjaan. Suatu pekerjaa yang rutin/terbakukan cenderung struktur tersentralisasi dan teknologi tidak rutin yang lebih mengandalkan pengetahuan dan spesialisasi, akan cenderung dicirikan dengan keputusan yang didelegasikan (de-sentralisasi), dan sebagainya.

4)    Lingkungan (environment).Lingkungan suatu organisasi terdiri dari lembaga – lembaga atau kekuatan-kekuatan yang berada di luar organisasi dan secara potensial mempengaruhi kinerja organisasi. Lazimnya itu mencakup pemasok, pelanggan, pesaing, badan – badan pemerintah, kelompok – kelompok penekan (pressure group) dan sebagainya.

Struktur organisasi diopengaruhi oleh lingkungan karena lingkungan yang bersifat ketidak pastian dan cenderung sulit untuk dikendalikan atau diprediksi oleh pihak organisasi (uncertainty and un predictable).Lingkungan cenderung bersifat statis (relatif tidak terdapat perubahan lingkungan) dan dinamis (relative berubah seperti perubahan selera dan preferensi pelanggan, pesaing, teknologi, peraturan pemerintah, perubahan kerjasama pemasok dan sebagainya). Terdapat beberapa indicator dari pada perubahan lingkungan yaitu volatilitas (mudahnya berubah) dan ,kompleksitas (kerumitan), sehingga semakin dinamis suatu lingkungan maka seharusnya semakin mengarah ke model desain struktur organic.

Desain Organisasi dan  Perencanaan Strategis

Desain struktur organisasi membentuk komponen kunci dari strategi implimentasi. Oleh sebab itu, pandangan perumusan strategi dan strategi implementasi sebagai proses yang berurutan sehingga disebut “structure follow strategy”. Namun Tom Petters berpendapat sebaliknya, jika kemampuan adalah dasar utama dari strategi, dan jika kemampuan adalah produk dari struktur organisasi, maka strategi akan mengikuti struktur (strategy follow structure).

Kuncinya adalah bukan apakah strategi atau struktur yang diutamankan, tetapi pengakuan bahwa keduanya erat yang saling ketergantungan. Oleh sebab itu, maka desain organisasi merupakan modal awal dalam proses perencanaan strategis organisasi.

  Kesimpulan

1. Terdapat perbedaan antara struktur organisasi dan desain organisasi.
2. Desain organisasi akan ideal jika manajer dan tim pembuat desain organisasi dapat menjawab tantangan bisnis dan memahami core bisnis organisasi tersebut.
3. Terdapat 5 elemen dasar desain konfigurasi yaitu: the operating core, the strategic apex, the middle line, the techno structure, dan the support staff.
4. Mengutamakan apakah strategi atau struktur yang didahulukan menjadi tidak penting karena keduanya memiliki hubungan erat dan saling ketergantungan.

Kepustakaan

Kates, A. Galbraith, J.R. (2007) Designing Your Organization, San Francisco: John Wiley $ Sons

Gibson,   James   L,   Ivancevich,   John   M,   Donnelly  Jr,   James   H   (2000), Organizations,   Behavior,   Structure,   Processes,    International Edition, Irwin. Me Graw Hill. USA.