22. Perencanaan Karir

I . Pendahuluan

Pokok pembicaraan mengenai karir, baik dilihat dari sudut tinjauan individu maupun dari sudut tinjauan organisasi, timbul sebagai suatu bidang studi yang penting dalam perilaku organisasi, dan sekarang telah diakui mempunyai hubungan yang erat dengan praktek manajemen sumber daya manusia. Fungsi kepegawaian yang berusaha menyesuaikan rencana dan kebutuhan karir perseorangan dengan kebutuhan organisasi disebut perencanaan karir atau manajemen karir

2.Alasan mengadakan perencanaan karir

Perencanaan karir merupakan fungsi kepegawaian yang relatif baru dan program-program yang mantap masih jarang, kecuali dalam organisasi-organisasi yang besar atau maju. Akan tetapi keterlibatan organisasi dalam perencanaan karir makin bertambah. Banyak calon pegawai, khususnya calon-calon yang berpendidikan tinggi, menginginkan suatu karir, bukan “hanya suatu jabatan” saja.

Suatu survei terhadap 2.300 orang pembaca menemukan bahwa para responden menilai hal-hal berikut sebagai yang paling penting bagi mereka dalam suatu jabatan.

1. Kesempatan untuk melakukan sesuatu yang membuat anda merasa senang.
2. Kesempatan untuk mencapai sesuatu yang berharga.
3. Kesempatan untuk mempelajari hal-hal baru, dan
4. Kesempatan untuk mengembangkan kecakapan dan kemampuan anda.

Penting untuk diperhatikan bahwa responden-responden ini cenderung kepada jabatan-jabatan profesional/keahlian.

3.Keuntungan perencanaan karir

Perencanaan karir tidak hanya menguntungkan pegawai secara perseorangan, tetapi juga menguntungkan organisasi. Dengan mengembangkan pegawai-pegawai untuk jabatan-jabatan yang akan datang, maka organisasi mendapat jaminan persediaan pegawai-pegawai yang cakap, yang dapat dipercaya untuk mengganti pegawai-pegawai yang tingkatnya lebih tinggi, baik yang keluar maupun yang mendapat promosi. Hal ini memudahkan penyusunan tenaga kerja intern organisasi dan mengurangi biaya pengadaan tenaga kerja dari luar dan seleksi. Lagi pula suatu strategi perencaan karir memungkinkan organisasi mengembangkan dan menempatkan pegawai dalam jabatan-jabatan yang sesuai dengan melihat kebutuhan, dan tujuan karirnya.

Melalui proses perencanaan karir pegawai-pegawai dibantu untuk menentukan tujuan-tujuan realistik dan untuk mengembangkan kecakapan dan kemampuan yang diperlukan untuk jabatan-jabatan sasaran.

4.Perencanaan karir : suatu fungsi kepegawaian

Dipandang dari sudut harapan pegawai, perencanaan karir dibuat setelah pegawai yang bersangkutan bekerja beberapa waktu lamanya dan setelah organisasi mempunyai kesempatan untuk menilai pelaksanaan pekerjaan pegawai. Dipandang dari sudut harapan organisasi, perencanaan karir merupakan suatu fungsi manajemen yang terus berlangsung mempunyai hubungan erat dengan perencanaan sumber daya manusia dan fungsi pengembangan pegawai.

Penilaian pelaksanaan pekerjaan

Penilaian pelaksanaan pekerjaan dipergunakan untuk memberitahukan kepada pegawai tentang kekuatan dan kelemahannya, tentang kedudukannya dalam organisasi dan tentang kesempatannya untuk promosi atau kemajuan. Informasi ini sangat penting untuk menentukan tujuan karir perseorangan yang realistik. Tujuan demikian sering ditentukan dalam wawancara penilaian pelaksanaan pekerjaan yang berkembang.

Perencanaan sumber daya manusia

Dipandang dari sudut harapan organisasi, perencanaan karir menyesuaikan kebutuhan, minat dan tujuan perencanaan karir perseorangan dengan kebutuhan organisasi akan penyusunan tenaga kerja yang akan datang. Dengan cara ini organisasi dapat menjamin bahwa persediaan pegawai-pegawai yang cakap dan mempunyai motivasi yang cukup akan tersedia untuk mengisi lowongan-lowongan pekerjaan. Perencanaan-perencanaan sumber daya manusia memperlengkapi perencanaan-perencanaan karir dengan ramalan-ramalan tentang lowongan-lowongan pekerjaan. Perencana-perencana karir menggunakan data ini untuk memberikan harapan-harapan tentang kesempatan-kesempatan untuk maju kepada para pegawai. Fungsi perencanaan karir juga mempunyai masukan-masukan yang berharga untuk fungsi perencanaan sumber daya manusia.

Analisis Pekerjaan

Salah satu tanggung jawab fungsi perencanaan karir adalah memberikan informasi kepada pegawai-pegawai mengenai kesempatan-kesempatan karir dalam organisasi. Tanggung jawab ini mencakup perencanaan jalur-jalir karir, kemajuan logis antara pekerjaan-pekerjaan atau dari satu pekerjaan ke jabatan sasaran. Jabatan sasaran adalah jabatan yang pegawai berusaha mencapainya atau jabatan yang dipersiapkan oleh organisasi untuk diterima oleh yang bersangkutan untuk waktu yang akan datang. Jabatan-jabatan sasaran merupakan objek dari tujuan karir perseorangan dan subjek dari usaha-usaha pengembangan pada pihak organisasi. Untuk merencanakan jalur-jalur karir, perencana-perencana karir memerlukan informasi analisis pekerjaan.

Pengembangan Pegawai

Dalam hubungannya dengan pengembangan pegawai, fungsi perencanaan karir menentukan tujuan untuk pengembangan pegawai secara sistematis. Apabila tujuan-tujuan karir pegawai-pegawai perseorangan yang telah disetujui bersama ditentukan, maka kegiatan-kegiatan pengembangan dapat dipilih dan disalurkan dalam suatu arah yang berarti baik bagi individu maupun bagi organisasi.

5. Apa yang dikehendaki orang-orang dari karir mereka

Di samping kesempatan untuk pertumbuhan dan pengembangan, apakah yang dikehendaki orang-orang dari karir mereka? Membuat penyamarataan-penyamarataan adalah sulit karena individu-individu itu mempunyai perbedaan yang besar. Selanjutnya apa yang dikehendaki pegawai-pegawai dari karir mereka cenderung berubah sepanjang waktu. Kemajuan karir dan bertambahnya usia menimbulkan minat-minat terhadap karir yang baru dan kebutuhan-kebutuhan yang berubah. Meskipun demikian, E.H. Schein menunjukkan lima motif yang kuat yang mendasari pilihan karir dan tujuan jangka panjang orang-orang. Schein menyebut faktor-faktor motivasi dasar ini career anchors.

Career anchors dari Schein

Career anchors dari Schein menunjukkan aspek-aspek pekerjaan yang diperlukan khusus oleh orang-orang untuk memenuhi kebutuhan pribadi mereka. Career anchors itu meliputi :

Kemampuan manajerial – individu menginginkan kesempatan untuk memimpin.

2)Kemampuan teknis/fungsional – individu ingin menggunakan berbagai kemampuan teknis dan kemampuan khusus.

3.Keselamatan/keamanan individu pada dasarnya dimotivasi oleh kebutuhan akan keselamatan/keamanan pekerjaan atau kestabilan dalam situasi pekerjaan.

4)Daya cipta – individu dimotivasi oleh kebutuhan untuk menciptakan atau membuat sesuatu.

5) Otonomi dan kebebasan yang sangat penting bagi orang ini adalah kesempatan untuk bekerja secara bebas dan tanpa paksaan organisasi.

Kegiatan perencanaan dan pengembangan karir memungkinkan pegawai untuk tumbuh dalam jurusan-jurusan apapun yang diinginkan ini.

Tingkatan karir

Apa yang dikehendaki atau diinginkan oleh orang-orang dari karirnya juga berbeda menurut tingkatan karir seseorang. Apa yang penting dalam tingkatan permulaan mungkin tidak penting dalam tingkatan akhir. Empat tingkatan karir yang berbeda telah ditentukan identitasnya : Karir Percobaan, Karir Pembentukan/Kemajuan, Karir Tengah dan Karir Akhir.

Tingkatan Percobaan

Tingkatan percobaan mulai dengan dengan penjelajahan seorang individu, mengenai masalah-masalah yang berhubungan dengan karir dan biasanya berakhir pada usia kira-kira 25 tahun dengan tanggung jawab pada pihak individu atas suatu pekerjaan tertentu. Sampai keputusan diambil untuk menjadi tenang, individu dapat mencoba sejumlah pekerjaan dan organisasi. Sayang bagi banyak organisasi, tingkatan percobaan dan penjelajahan ini mengakibatkan tingkat perpindahan tenaga kerja yang tinggi diantara pegawai-pegawai baru.

Tingkatan Karir Tengah

Tingkatan karir tengah yang terjadi kira-kira antara usia 45 dan 64 tahun, juga disebut tingkatan pemeliharaan. Tingkatan ini ditandai oleh kelanjutan pola-pola perilaku pekerjaan yang telah ditentukan. Tingkatan ini dipandang sebagai suatu masa stabil karir tengah. Dalam tingkatan ini individu mungkin memerlukan beberapa pembaharuan teknis dalam bidangnya. Pegawai harus didorong untuk mengembangkan kecakapan, dalam pekerjaan baru untuk menghindarkan pemberhentian dan kemunduran sebelum waktunya.

Tingkatan Karir Akhir

D.E. Super, yang hasil karyanya telah merumuskan tingkatan-tingkatan karir, menyebut tingkatan karir akhir semenjak usia 65 tahun sebagai tingkatan kemunduran atau penurunan. Super menyatakan :”Anda dapat menyebut ini apa yang anda inginkan – Tahun-tahun keemasan, Tahun-tahun sinar/cahaya matahari, apa saja. Akan tetapi saya berada di sana; gunakan perkataan saya untuk itu, itu adalah penurunan!” Pada tingkatan ini pentingnya karir menjadi berkurang dan pegawai merencanakan untuk berhenti/mengambil pensiunan dan berusaha mengembangkan rasa persamaan di luar lingkungan kerjanya.

6.Praktek Perencanaan Karir

Dalam praktek fungsi perencanaan karir merupakan suatu fungsi yang kurang baik perumusannya, yang tanggung jawabnya sering menjangkau beberapa fungsi kepegawaian lainnya. Misalnya, perencana-perencana sumber daya manusia dapat menggambarkan kesempatan-kesempatan karir dipandang dari sudut perkiraan lowongan-lowongan pekerjaan yang direncanakan pada suatu waktu tertentu. Perencanaan karir tidak usah merupakan suatu hal yang baru bagi organisasi; apa yang merupakan hal baru adalah kesadaran akan nilai kesanggupan yang meningkat dan usaha yang dilakukan oleh banyak organisasi untuk menyatukan unsur-unsurnya yang berlainan menjadi suatu fungsi kepegawaian yang terpisah dan dapat diuraikan atau dirumuskan.

7. Unsur-unsur Program Perencanaan Karir.

Meskipun program-program perencanaan karir itu berlainan; tampak empat unsur program perencanaan karir yang jelas. unsur-unsur yang dimaksud adalah (1) Penilaian individu tentang kemampuan, minat, kebutuhan karir dan tujuan; (2) Penilaian organisasi tentang kemampuan dan kesanggupan pegawai; (3) Komunikasi informasi mengenai kebebasan memilih dan kesempatan karir pada organisasi; dan (4) Penyuluhan karir untuk menentukan tujuan-tujuan realistik dan rencana untuk pencapaiannya.

a. Penilaian Individu

Banyak pegawai memulai kehidupan pekerjaannya dengan organisasi tanpa penilaian formal tentang kemampuan, minat, kebutuhan karir dan tujuan mereka.

Karena defenisi “menarik” dan “memberi tantangan” berbeda bagi pegawai yang satu dan pegawai yang lain, maka proses perencanan karir harus dimulai dari individu dan penilaian dari kemampuan, minat, kebutuhan karir dan tujuannya. Rencana untuk mencapai tujuan karir kadang-kadang disebut “Pembuatan Strategi” (Strategizing) dapat juga dilakukan pada waktu ini.

b. Penilaian Organisasi

Masalah pokok dalam kursus penyuluhan karir adalah apakah tujuan pegawai realistik dari segi kemungkinan organisasi dan penilaian organisasi terhadap kemampuan dan kesanggupan pegawai adalah penting, baik bagi organisasi maupun bagi individu.

Organisasi mempunyai beberapa sumber informasi untuk membuat penilaian terhadap kemampuan dan kesanggupan pegawai. Yang pertama adalah informasi seleksi, termasuk ujian kemampuan dan informasi biografis seperti pendidikan dan pengalaman kerja. Yang kedua adalah informasi riwayat pekerjaan sekarang, termasuk informasi penilaian pelaksanaan pekerjaan, catatan-catatan promosi dan rekomendasi promosi, kenaikan gaji dan partisipasi dalam berbagai program latihan dan pengembangan. Organisasi biasanya menyandarkan diri pada data penilaian pelaksanaan pekerjaan sebagai dasar utama untuk menilai kesanggupan pegawai.

Pusat penilaian menilai pegawai-pegawai mengenai kemampuannya untuk melaksanakan perilaku yang diperlukan untuk jabatan-jabatan yang akan datang. Penilai-penilai dilatih dan cenderung menjadi manajer-manajer yang mengetahui jabatan yang digunakan untuk menilai peserta-peserta pusat penilaian. Pusat penilaian dapat menggunakan diskusi-diskusi kelompok, permainan peranan dan gabungan ujian, tetapi pusat penilaian setidak-tidaknya harus juga menggunakan latihan simulasi/tiruan.

c.Informasi karir dalam suatu organisasi

Sebelum tujuan-tujuan realistik dapat ditentukan, seorang pegawai membutuhkan informasi tentang pilihan-pilihan dan kesempatan-kesempatan karir. Hal ini meliputi informasi tentang arah-arah karir yang mungkin. Jalur-jalur kemajuan karir yang mungkin dan lowongan-lowongan pekerjaan tertentu.

Lowongan-lowongan pekerjaan diumumkan dalam majalah perusahaan, dari mulut ke mulut, atau melalui sistem pengumuman pekerjaan. Lebih sedikit dari separuh responden dalam survei Ikatan Manajemen Amerika melaporkan mengkomunikasikan informasi lowongan pekerjaan melalui pengumuman pekerjaan atau cara-cara lain.

Dalam organisasi yang mempunyai program perencanaan karir informal, pegawai-pegawai mengetahui pilihan-pilihan dan kesempatan-kesempatan karir mereka dalam hubungannya dengan wawancara penilaian pelaksanaan pekerjaan.

Jalur-jalur karir telah dirumuskan sebagai kemajuan-kemajuan yang logis antara pekerjaan-pekerjaan atau dari suatu pekerjaan ke suatu jabatan sasaran. Jalur-jalur ini dapat berhubungan dengan tradisi/kebiasaan atau dengan perilaku.

d.Penyuluhan karir

Penyuluhan karir terdapat dalam kursus-kursus penyuluhan, khususnya pada penyelia-penyelia dan manajer-manajer dalam wawancara penilaian pelaksanaan pekerjaan yang berhubungan dengan pengembangan, yang kebanyakan pegawai menyelidiki tujuan dan kesempatan karir dalam organisasi. Para penyelia dan manajer memerlukan penilaian yang cermat mengenai kemampuan dan kesanggupan pegawai, baik informasi mengenai pilihan karir maupun informasi mengenai kesempatan dalam organisasi.

Dalam kursus penyuluhan karir, pegawai berusaha menjawab jenis-jenis pertanyaan sebagai berikut :

1) <Kecakapan-kecakapan apakah yang sudah saya miliki, dan apakah kemungkinan-kemungkinannya untuk mengembangkan atau untuk mempelajari hal-hal yang baru?

2) Apakah sesungguhnya yang saya butuhkan untuk saya sendiri sepanjang mengenai pekerjaan?

3) Kemampuan dan kecakapan saya sekarang yang mana yang dapat saya berikan?

4)Apakah yang sesungguhnya diperlukan untuk pekerjaan-pekerjaan/jabatan-jabatan tertentu?

5)Latihan apakah yang diperlukan apabila saya memilih mengejar tujuan karir tertentu?

Apabila penasihat dapat membantu pegawai menemukan jawaban atau pertanyaan-pertanyaan demikian, maka tujuan karir yang realistik dapat ditentukan. Selanjutnya harus direncanakan strategi-strategi pengembangan.

8. Tanggung Jawab Jabatan Manajemen Personalia atas Perencanaan Karir

Untuk membantu perencanaan karir perseorangan, ahli manajemen personalia mungkin bertanggung jawab untuk memberikan alat-alat dan kesempatan-kesempatan (buku catatan dan lokakarya) guna penyelidikan sendiri dan analisis pegawai. Ahli-ahli manajemen personalia juga mempunyai tanggung jawab untuk menyediakan penyuluhan karir bagi para karyawan. Ahli-ahli manajemen personalia harus membantu sistem penilaian pelaksanaan pekerjaan dan umpan balik kepada pegawai secara berkala, memelihara data penilaian pribadi dalam sistem informasi sumber daya manusia atau dalam arsip kepegawaian dan mungkin mensponsori/membiayai pusat-pusat penilaian.

Tanggung jawab untuk mengkomunikasikan pilihan-pilihan dan kesempatan-kesempatan karir termasuk mengembangkan jalur-jalur karir sesuai dengan kebutuhan akan sumber daya manusia organisasi dan menyebarkan informasi kepada pegawai melalui bahan-bahan tertulis, lokakarya, pengumuman pekerjaan, atau cara-cara lainnya. Sehubungan penyuluhan karir, tanggung jawab utama ahli manajemen personalia adalah memberikan informasi yang diperlukan oleh penasihat, dan mungkin latihan agar dapat bekerja sama efektif sebagai penasihat.

9. Program Perencanaan Karir

Program-program perencanaan karir berbeda dalam tingkatannya sesuai dengan unsur-unsur tertentu yang ditekankan. Beberapa program memberikan sedikit bantuan dalam penilaian- sendiri pegawai, sementara program-program yang lain membantu proses ini dengan memberikan buku-buku catatan dan lokakarya. Pusat-pusat penilaian merupakan bagian dari beberapa program, tetapi sebagian besar organisasi mengandalkan pertimbangan/keputusan para penyelia dan manajer dalam menilai kesanggupan pegawai. Dalam banyak organisasi penyuluhan itu sifatnya informal, sementara program-program yang lebih mantap menyediakan jabatan-jabatan staf untuk penasihat-penasihat karir. Cara organisasi mengumpulkan keempat unsur perencanaan karir menghasilkan bermacam-mcam program penilaian karir khusus. Beberapa contoh mengenai apa yang dilakukan oleh beberapa organisasi dalam bidang penerangan karir berikut :

Internasional Business Machines (IBM)

Syntex

Minnesota Mining dan Manufacturing (3M)

Sears

Aluminium Company of Canada (Alcan)

Memudahkan Perencanaan dan Pengembangan Karir

Organisasi dapat memudahkan perencanaan karir dengan beberapa cara . D.T. Hall menggolongkan bidang-bidang konsentrasi sebagai berikut :

Masuk organisasi

Pekerjaan,

Kepala/Majikan

Prosedur dan Struktur organisasi, dan

Kebijakan pegawai

11. personalia dan Perencanaan Karir

Bagian personalia harus menaruh minat terhadap perencanaan karir pegawai. Bagian personalia sering menangani perencanaan karir karena rencana-rencana sumber daya manusianya menunjukkan kebutuhan-kebutuhan akan pekerjaan organisasi yang akan datang dan kesempatan-kesempatan karir yang berhubungan. Lagi pula, ahli-ahli dalam bidang personalia kemungkinan besar sadar akan latihan atau kesempatan-kesempatan pengembangan lainnya. Dengan sendirinya manajer-manajer perseorangan harus juga memajukan perencanaan karir. Akan tetapi, apabila ahli-ahli dalam bidang personalia menyerahkan perencanaan karir kepada para manajer, maka hal ini mungkin tidak dilakukan. Tidak semua manajer menaruh perhatian besar terhadap karir pegawai-pegawainya. Dalam praktek, bagian personalia mendorong perencanaan karir dengan tiga cara, yakni melalu pendidikan, informansi dan penyuluhan karir.

12. Perencanaan karir sekarang dan yang akan datang

Perencanaan karir sekarang ini sebagian dikembangkan akibat keinginan banyak pegawai untuk tumbuh dan dalam pekerjaannya dan untuk maju dalam karirnya. Kegiatan-kegiatan perencanaan karir yang sedang diusahakan oleh para ahli manajemen personalia mencakup penilaian kemampuan pegawai-pegawai perseorangan untuk mendapatkan pertumbuhan dan perkembangan dalam organisasi dan perencanaan untuk pengalaman pekerjaan dan kesempatan-kesempatan pengembangan lainnya untuk memungkinkan pegawai tumbuh dalam pekerjaannya atau maju dalam karirnya. Kegiatan-kegiatan perencanaan karir yang sedang diusahakan oleh para ahli manajemen personalia mencakup penilaian kemampuan pegawai-pegawai perseorangan untuk mendapatkan pertumbuhan dan perkembangan dalam organisasi dan perencanaan untuk pengalaman pekerjaan dan kesempatan-kesempatan pengembangan lainnya untuk memungkinkan pegawai tumbuh dalam pekerjaannya atau maju dalam karirnya.