27. Perencanaan Anggaran Operasional

1.  Proses pembuatan anggaran dimulai jauh hari sebelum anggaran tersebut akan digunakan, proses pembuatan anggaran dimulai dengan pembuatan perencanaan anggaran tahunan

2.  Proses pembuatan rencana anggaran memerlukan koordinasi yang erat dari semua jajaran manajemen. Dalam proses ini pekerjaan yang dilakukan mencakup : 

a.     Mengumpulkan informasi

b.     Memformulasikan unsur – unsur yang direncanakan

c.     Mempertimbangkan ulang tujuan dan sasaran

d.     Membuat keputusan akhir

 

3.          Anggaran operasional dibuat dalam satuan satu tahun anggaran, dikenal juga sebagai tahun fiskal. Dalam pembuatan perencanaan budget, maka langkah awal yang dilakukan adalah memperkirakan tingkat penjualan kamar. Hal ini mencakup dua hal. Pertama tingkat penjualan kamar mempengaruhi operasional semua departemen. Kedua – dan hal ini merupakan hal yang terpenting adalah, hampir semua pengeluaran departemen dapat diperkirakan (bahkan dapat mengontrol pengeluarannya) berdasarkan tingkat penjualan kamar)

4.          Perkiraan tingkat penjualan kamar juga merupakan hal yang mutlak bagi HK karena dengan tingkat hunian ini, maka ada beberapa hal yang dapat diprediksi, seperti  jumlah upah dan gaji karyawan, pengeluaran untuk recycled dan non-recycled

5.          Konsep cost per occupied room merupakan “alat” yang umum digunakan oleh housekeeper untuk menentukan tingkat pengeluaran pada kategori yang berbeda. Berdasarkan tingkat hunian,  housekeeper dapat memprediksi pengeluaran untuk gaji dan upah, cleaning supplies, guest supplies, dan lain – lain

6.          Tingkat hunian kamar umumnya dibuat oleh FO Manager bekerjasama dengan GM. Perkiraan tingkat hunian kamar tidak saja didasarkan pada data tingkat hunian tahun sebelumnya, tetapi juga berdasarkan informasi yang diberikan oleh bagian pemasaran.  

7.          Berdasarkan perkiraan tingkat hunian, departemen yang pengeluarannya tergantung pada tingkat hunian, akan membuat perkiraan biaya operasionalnya untuk diserahkan ke GM dan bagian controler untuk diperiksa.

8.          Manajemen tingkat atas akan menganalisa dan menyesuaikan anggaran setiap departemen. Berdasarkan rencana anggaran tersebut, maka top level manajemen akan merencanakan dengan matang tujuan dan sasarannya.

9.          Anggaran yang dibuat oleh setiap departemen dan diajukan kepada GM, pada saat dikembalikan (apakah disetujui atau tidak) akan disertai dengan catatan dan rekomendasi penyesuaian. Rekomendasi itu antara lain adalah bagaimana meningkatkan keuntungan dan mengontrol pengeluaran sambil tetap mempertahankan mutu pelayanan.

10.      Dalam kaitannya dengan tingkat hunian kamar, anggaran mencerminkan tingkat pelayanan yang dapat diberikan kepada tamu. Dalam hal ini kepala bagian, utamanya housekeeper, sangat penting untuk melaporkan tingkat pelayanan yang dapat diberikan berdasarkan penyesuaian anggaran yang dilakukan

11.      Jika top level manajamen menurunkan tingkat anggaran, maka housekeeper harus dapat menjelaskan dengan gamblang, jenis layanan apa yang dapat dihilangkan atau dikurangi.

12.      Untuk itu diperlukan diskusi ataupun perundingan yang terus menerus agar didapatkan kesesuaian antara semua pihak. Dalam hal ini tarik – menarik kepentingan sangat kental nuansanya